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アマチュアコンサルティング的あれこれ

日常のあれこれ通してを薄く切り取る日記です。見てね!

業務管理術~日々の仕事を早める手帳&デジタル予定管理術!~

仕事術 文房具 PC

こんにちはよぷぷです。

 

たまには、若手社会人らしく自分が発見した業務管理方法をご紹介します。

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初めは本当にヘボい人材だった

ちなみに、私は「バリバリ働きまくって挫折なんて知らねーよ!できないやつ?ヘボいな!」みたいな人ではないとはじめに断っておきます。

 

それこそ、初めはおつかいのような「仕事」しか与えられなかったので、出来る人認定はされてなかったと思います。

 

当時の上司からも「11月くらいから信用できるようになった。」と言われましたからね。笑

 

今でこそ笑えますが、当時はひどかったと思います。

 

スケジュールを管理できないことで大変なミスが生まれる

そもそもスケジュール管理を見直すきっかけは 1年目の頃です。

当時はイベント等の開催をしている部署にいましたので、特に打ち合わせと事前資料準備に業務時間を費やす日々でした。

 

そして、新人ということもあり、部署のボスの秘書的な業務していることもあり、一体このスケジュールが自分が担当なのか、人のスケジュールなのか段々と分からなくなりました。

 

結果、打ち合わせの日時が重なってしまい、片方の打ち合わせをスルーするという事件が起こりました。

 

実は、当時の上司が「ヤバそうだな。。」と察していたようで、片方の打ち合わせ資料をチェックしてくれていました。おかげで事業の進捗には問題ありませんでしたが、今思い返すと本当にダメだと思います。

 

業務管理を見直した

何が問題かと言えば、業務管理を「手帳+自分の頭」程度で対応していたので、いつか限界を迎えるのは自明だったのにも関わらず、特に対応していなかったことです。

 

これではいけないと思い(上司にもしっかり怒られました)、業務管理を見直しました。

見直すポイントはおおむね3つに集約されました。

業務のスタートとゴールを決める

まずはこれに取り掛かりました。

私の場合、「あるある」だったのが、次々に仕事を頼まれるやつです。

 

「明日までにこれまとめて。」

「来月の10日までにここまでデータ入力して。」

「来月のスケジュールをまとめて一旦提出して」

 

こんな感じです。新人の方ならよくある光景ではないでしょうか?

初めは、真面目に言われたとおり付箋にメモをとって、こなしていくのですが、このとおり仕事が進むわけありません。

上記のような指示がまた次々に来るからです。

 

そして、付箋で埋め尽くされていくデスク。。

 

これをやめようと考えました。

 

理由は2つあります。

いつ着手し、上司のチェックを入れて、いつまでに終えるのか?

これを決めることで進捗の確認ができます。

進捗の確認が明示できると、助けを求めるときに助けてもらいやすいです。

「これがあと2工程残ってるのですが、今6つの事業に関する処理が終わってないので、この1つについて手伝っていただけませんか?」と具体的にお願いができるからです。

 

おかげさまで、「それくらいなら、もうやるよ」この一言をいただけることが増えました。

 

各業務の定義を決める

次には、各業務を定量的に見直すことにしました。

その理由は、増える業務がものによって大きさが異なるっていたからです。

 

例えば、資料の作成を頼まれても、コピーをするだけのものと、イチからデータを集めて資料を作成するのでは業務の大きさが異なります。終了までの時間が異なります。

 

これを工程ごとに均等な時間で管理することで、少なくとも自分の業務を見直すことができます。

 

時間で管理するメリットとしては、時間の予測がしやすくなるということです。

あとどれだけ引き受けられるか、どれほど時間を投入できるかが分かれば周囲の人に頼むハードルがグッと下がります。

 

結果、先程のように簡単に

 

とにかく忙しい毎日に必須の指標を手に入れることができました。

 

これの効果は、客観的に工程数を管理することができるようになったので、

「もうすぐ出来ます。」

という報告が、

「残り4項目で2時間あれば終わります」という報告になります。

手帳には気づきをデジタルには決定した予定を入れる

 最終的には、これに至りました。

ブログを書いててなんですが、デジタルは自由度という観点では手書きにまだまだ劣ります。さらに、アナログには読み込み時間がないため、瞬発力という点ではダントツで非デジタルのほうが優秀だと思います。

パッと手帳を広げれば、そこにいきなり書き込めますしね。

 

一方で、予定の変更やExcelにエクスポートして第三者に予定を伝達するのはデジタルに軍配が上がるのではないでしょうか?

 

これの良いとこ取りをしたつもりです。

 

少しでも予定で気になることがあれば、手帳の月間や週間欄に記入しています。

打ち合わせなんかでは、「こっちが良い」という意見の後にすぐ「やっぱり、その意見を考慮するとこっちかな」ということが頻発すると思います。

 

そういうことは手帳に記録していって、最終的にデジタルに記入していく。

 

これを繰り返すと、確定した予定だけがデジタルに残って、過程は全て手書きにあります。

手帳を広げれば、どんな議論が展開されたか瞬時にわかることができます。

さらに、瞬時に様々な場面の復習ができるので、見返さなくともある程度は経験を活かして打ち合わせに臨むことができます。

 

これによって、過程と結果の両方をキレイに残すことができます。

 

すると、事業の進行とともに、「ここの日程どうにかならない?」

という指摘に対して、手帳を見れば「それは前回の提案でありましたけど、●●が原因で短縮できないと確認しました。」と言えます。

 

手帳を見返す方法としては、スマホetcのデジタルでその提案があった打ち合わせ等の日付を確認すると、その日付のページを開けると手帳に記録があります!

 

業務管理がうまくいかないなぁと思う方は一度試してみてください

これを編み出してから、部署も変わって勤務体系も業務内容も大きく変わりましたが、概ねこれをベースに業務を進めていって問題はありません。

 

とにかく、うまくいかないのはあなたが無能だからではありません。

手法と経験値が足りていないだけです。

 

経験は年月を経る必要がありますが、手法は早く見つけた者勝ちですので。

 

結局、自分に合った方法を見つけるしかないのですが、うまくいかないと思っているかたがいらっしゃったら一度試してみてください。